Prendre des notes efficacement ne semble pas, à première vue, un exercice particulièrement difficile. Mais lorsqu’il s’agit de gérer des entrées complexes et multiples, on peut rapidement se retrouver pris dans le flot de ses notes et perdre le fil.

Après avoir pris des notes sans méthode particulière durant mes études, j’ai appris un peu à mes dépends qu’une bonne technique de prise de notes constitue la base d’une réunion réussie. Maintenant que j’ai un peu plus d’expérience dans ce domaine grâce aux très (trop) nombreuses réunions auxquelles j’ai assisté depuis que je gère des projets, j’ai pensé que certains.nes d’entre vous pourraient être intéressés.es par mon retour d’expérience sur le sujet !

 

Choisir le bon outil
Ordinateur, carnet, classeur ou feuilles volantes… Prendre des notes efficacement commence par choisir un outil de transcription efficace. Si vous devez partager vos notes avec d’autres personnes, le format numérique est sans conteste l’option à choisir : écrire directement sur l’ordinateur vous épargnera des heures de travail fastidieux pour retaper toutes vos notes.

Si au contraire les notes que vous prenez sont complètement individuelles, choisissez l’outil avec lequel vous vous sentez le plus à l’aise, que ce soit le papier ou l’ordinateur.

Je préfère personnellement prendre mes notes sur papier dès que c’est possible. Cela me permet de mixer beaucoup plus facilement les parties écrites avec des dessins et schémas si je dois illustrer un concept ou une idée. Je trouve aussi qu’il est plus simple d’utiliser des abréviations et raccourcis comme des flèches différentes par exemple.

 

 

Prendre des notes efficacement commence par le choix d’outils efficaces : un carnet relié (ici, le Rhodia webnotebook), un carnet à disques (ici le Filofax notebook) ou un ordinateur portable.

Ma préférence ne va ni au carnet relié ni au classeur, mais à un hybride des deux : le carnet à disques. Ce type de carnet un peu spécial combine les atouts d’un carnet (tout se trouve au même endroit), avec l’avantage non négligeable de pouvoir classer mes notes par projet en bougeant les pages. Le Filofax Notebook est parfait pour cet usage, puisqu’il est livré directement avec des intercalaires. Le carnet Atoma se défend lui aussi avec un format un peu plus large et une qualité de papier supérieure à celle du Filofax.

 

 

 

Préparer sa prise de notes
Préparer la réunion à laquelle on assiste est un des meilleurs moyens de ne rien oublier lorsque l’on prend des notes. Je ne compte plus le nombre de fois où, jeune diplômée, j’ai fini une réunion avec le sentiment particulièrement frustrant de ne pas avoir abordé tous les points utiles et de ne pas avoir répondu à toutes mes questions.

Cette préparation ne nécessite pas des heures de travail : ça peut être l’histoire de 10 minutes de réflexion. Il faut simplement se demander ce que vous attendez de cette réunion et comment elle peut vous aider à avancer efficacement dans votre travail.

Faites une liste des points à aborder et des questions auxquelles il vous faut une réponse. Cette liste constituera ainsi une première base de notes pour la réunion à venir.

 

Créer un système pour classer l’information
La plupart des gens prennent des notes de manière linéaire et chronologique sans vraiment se poser la question de l’efficacité de cette méthode. Cette manière très simple de prendre des notes peut cependant être améliorée très simplement avec quelques astuces, comme par exemple le fait d’utiliser des puces et signes. Mais l’un des secret pour prendre des notes efficacement, c’est (aussi) de classer l’information au fur et à mesure qu’elle est retranscrite de l’oral à l’écrit.

Utiliser un système d’organisation de l’information qui réponde à vos besoins est donc essentiel pour prendre des notes efficacement. S’il est toujours possible de réorganiser ses notes a posteriori, faire ce travail au fur et à mesure de l’avancée de la réunion a deux grands avantages :

Si vous savez précisément comment retrouver les questions que vous devez poser ou les différentes tâches définies au cours de la réunion, il sera beaucoup plus facile de clôturer la réunion en ayant tous les éléments dont vous avez besoin pour vous mettre au travail. Un système de prise de notes organisé permet ainsi de vous économiser l’énergie d’envoyer des mails dans les heures/jours suivants la réunion parce qu’il vous manque une information cruciale que vous auriez pu récupérer directement.
Prendre des notes efficacement permet également de gagner un temps précieux si vous devez partager le résultat de vos notes ou simplement les traiter pour votre propre usage. Une information bien organisée évite de devoir chercher les éléments clés d’un échange qui s’étale sur plusieurs pages de notes.
 

 

 

Les conseils pratiques qui suivent sont en grande partie basés sur mon expérience en tant que chef de projet. Ce sont donc des astuces qui ont fait leur preuves si vous devez gérer des notes de réunion où il est question de faits, deadlines, tâches, et globalement tout ce qui se rapporte à la gestion d’un projet.

Si vous prenez essentiellement des notes d’études (cours, conférences…), je vous recommande vivement de jeter un oeil à la méthode Cornell pour prendre des notes efficacement. C’est d’ailleurs grâce à cette méthode que j’ai affiné ma technique de prise de note, et c’est un incontournable en terme de méthode !

Prendre des notes sur papier
Si vous utilisez un support papier pour prendre des notes, la meilleure façon de prendre des notes efficacement est d’utiliser des puces et de diviser votre page en plusieurs sections. Une mise en page à 2 ou 3 sections suffit à couvrir la plupart des besoins.

Utiliser des puces et signes
C’est ce qui me fait systématiquement choisir le format papier plutôt que l’ordinateur dès que c’est possible. Les puces sont un moyen simple et très rapide de classifier l’information en fonction de sa nature au fur et à mesure que l’on prend ses notes. Le système de puces que j’utilise pour prendre des notes est très similaire à celui qui a cours dans mon bullet journal.

Il suffit de réfléchir quelques minutes au type d’information que l’on devra mettre en valeur dans ses notes (chiffres, dates, questions…) et de créer un système de puces qui soit simple et efficace pour les distinguer.

Bien sûr, il est toujours possible d’utiliser un code couleur à la place d’un système de puces. Mais il est (à mon sens) plus difficile d’avoir un rythme de transcription soutenu si l’on doit changer de stylo toutes les deux lignes. Le (fameux) stylo 4 couleurs peut alors être un outil idéal pour introduire un code coloré dans vos notes sans devoir systématiquement venir avec une trousse de 10 stylos en réunion.

 

 

Diviser sa page en sections
Si la méthode Cornell préconise de diviser sa page en 3, j’utilise pour ma part une mise en page en 2 colonnes dans mon carnet : la section principale est l’espace de prise de notes, et la colonne verticale sur la gauche me sert pour les puces et signes.

Par exemple, si au cours de ma prise de note je pense à une question à poser, je note la question en toutes lettres dans la section principale et je note un losange dans la colonne de gauche. Une fois la question traitée, je coche le losange.

Ce système de colonne dédiée aux puces me permet de retrouver très rapidement toutes les questions que je peux avoir dans un gros volume de notes, et de m’assurer que j’ai une réponse pour chacune d’entre elle avant de clôturer la réunion. Je fonctionne également sur le même système pour les tâches et les deadlines.

 

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Lorsque la réunion se clôture, je n’ai ainsi qu’à passer rapidement en revue la colonne de gauche pour m’assurer qu’aucune entrée n’est restée “ouverte” et que je n’ai rien oublié. Les tâches qui me reviennent sont ensuite migrées dans mon bullet journal, avec les deadlines et le dates des réunions à venir.

Prendre des notes sur ordinateur
Prendre des notes au format numérique est un tout autre exercice. Je trouve ça un peu plus ardu, mais c’est surtout parce que les puces ne sont alors pas vraiment une option (sauf si vous ête un.e as des raccourcis clavier). Si le rythme de prise de note est modéré, le code couleur peut être la meilleure solution pour organiser l’information, mais il est selon moi plus simple de gérer plusieurs documents en parallèle.

J’ai toujours vu mes collègues chefs de projet utiliser plusieurs fenêtres avec 2 documents parallèles pour prendre des notes, et je ne pense pas que ce soit (seulement) le fruit du hasard.

Lorsque je prends des notes sur l’ordinateur, j’utilise donc 2 documents en simultané, dans 2 fenêtres que je peux voir en même temps. Le premier fichier est l’espace de prise de note en tant que tel (généralement un document partagé type Google doc). Le second est un tableau Excel avec 3 colonnes : quoi, qui et quand. J’utilise ce tableau Excel pour esquisser un plan d’action au fur et à mesure que l’on dresse la liste des tâches à réaliser au cours de la réunion.

Mon carnet (qui ne me quitte pas), me sert simplement à noter mes questions. Je les reporte dans le document de notes au fur à mesure qu’elles sont traitées.

 

J’utilise parfois une combinaison entre notes tapées et notes manuscrites.

Une fois la réunion terminée, je n’ai plus qu’à faire un copier-coller du tableau Excel en bas de mes notes pour les partager. J’envoie aussi ce plan d’action par mail à l’ensemble des participants, comme résumé des différentes décisions prises au cours de la réunion. De cette manière, chacune des parties prenantes sait quelles sont les prochaines actions à organiser dès la fin de la réunion. C’est aussi un bon point d’entrée pour les réunions suivantes : commencer par faire une revue de ce plan d’action permet de faire un point rapide sur les avancées du projet sans se disperser trop vite.

 

Prendre des notes efficacement n’est pas nécessairement un exercice difficile, mais cela demande de l’organisation et de la discipline. C’est l’assurance de ne pas passer à côté d’informations clés et de pouvoir les retrouver facilement. Au final, c’est un effort qui en vaut la peine : qu’elles soient numériques ou manuscrites, des notes structurées permettent de gagner du temps sans effort supplémentaire. C’est aussi une compétence qui est particulièrement appréciée dans une équipe !