Remarques préliminaires
Les 9 points qui suivent correspondent à ce que l’on devrait prévoir dans l’aspect extérieur d’un rapport. Désormais les pratiques européenne et américaine sont assez comparables. On s’attend à ce que le texte d’un rapport soit court (entre 10 et 60 pages), mais qu‘il ne renonce jamais à certaines informations. Les premières pages répondent aux questions classiques de la communication : Qui parle ? A qui ? De quoi ? Comment ? (contenu du discours ?) Avec quelle intention ou en escomptant quels résultats ? La mise en page (ou le format) doit être uniforme et conséquente d'un bout à l'autre du texte. Il convient donc d’ouvrir la première page avec une feuille de style (en Word, voir sous le menu format, la rubrique style). Par exemple, vous pouvez choisir une grandeur de caractères police 28 pour tous les titres, 20 pour tous les sous-titres, 14 pour les têtes de paragraphes et 12 pour le texte lui-même. Les citations et les exemples doivent être mis en italique. Les espacements entre les paragraphes (à déterminer dans la feuille de style à partir du point format/paragraphe/espacement) ainsi que les caractères gras, les soulignements ou la mise en couleur, les alignements à droite, à gauche ou au centre doivent eux-mêmes suivre une logique constante du début à la fin du document. Chaque variation de mise en page doit venir d'une modification de la feuille de style et non d'une action sur les icônes de la barre du menu affiché.
Page de titre
Elle reproduit la page de couverture où doivent figurer le titre, l'auteur et la date du
document - en ajoutant des précisions : la page de titre doit spécifier non seulement le contenu mais aussi la nature du rapport. Le nom de l'auteur devrait être accompagné de ses coordonnées (adresse personnelle ou professionnelle et, le cas échéant, adresse électronique), la date est celle de la rédaction du document. On ajoute le nom des destinataires ou commanditaires explicites du rapport, ceux qui sont visés par l’auteur ou l'institution commanditaire ainsi que leurs coordonnées.
Remerciements et/ou dédicace
Il convient de remercier en particulier ceux qui ont apporté des informations essentielles pour le document ou soutenu personnellement l’entreprise en dispensant temps et conseils à l'auteur.
Résumés
Ils sont en français et en anglais, longs d'une demi-page chacun (au moins une dizaine de lignes). Ajoutez une liste des mots clés d'une à quatre lignes environ.
Table des matières en tête de document
Elle comporte un renvoi à une numérotation continue des pages (annexes comprises). Il y a quelques hésitations sur le terme : lorsque le document ne comporte que quelques pages, on préfère l’appellation « Sommaire ». Ce terme est donc un choix possible pour un rapport. Mais sachez que sommaire est aussi le terme donné à un résumé de la table des matières. Quand celle-ci est très lourde, elle doit être placée à la fin du document dans le cas par exemple d’un texte de plusieurs centaines de pages. Ceci n’est pas le cas pour un rapport. Désormais la table des matières d’un document de moins d’une centaine de pages se trouve en tête de document. Le programme Word sous le menu « Insertion » offre une table des matières automatique.
Corps du rapport
C’est la partie substantielle de votre document. Il faut le diviser en plusieurs parties précédées d’une introduction et terminées par une conclusion bien formulée. L’ensemble du document ne devrait pas dépasser une soixantaine de pages comprenant des annexes d'un maximum de 1/6ème (15 pages environ).
Bibliographie
Nom de l’auteur en majuscules, titre de l’œuvre en italique, lieu et maison d’édition, année, nombre de pages, voilà les 5 éléments d’une notice bibliographique. Notez parfaitement ces indications dans leurs moindres détails dès le premier contact avec l’ouvrage. Les vérifications postérieures sont une immense perte de temps.
Annexes, tableaux, schémas, graphiques ou illustrations et leurs légendes
Vous aurez très certainement des tableaux, des photos ou d'autres documents illustratifs à joindre à votre rapport. Si ce sont des pages uniques et qu'elles ont une valeur démonstrative pour votre argumentation, il faut les placer à l'intérieur du texte, en regard du passage qu'elles illustrent. Si ces annexes ou documents illustratifs sont plus longs, c'est à la fin du document qu'on les place (avant l'index final bien sûr). Si vous avez soixante pages de rapport, essayez de ne pas dépasser 15 pages d'annexes. Où qu'ils soient placés, les documents illustratifs doivent être expliqués par une légende.
Index des mots et notions principales
Dans un texte d'une dizaine de pages, un index est inutile. Si le rapport est plus long, par exemple à partir de 30 pages, la présence d'un index est une courtoisie pour celui qui consulte votre document.
Notes et annotations
Ceci est une remarque générale sur la présentation de votre document et sur l'endroit où se trouvent les notes. Elles sont plus commodes à lire en bas de page, mais si elles sont très importantes, elles sont regroupées en fin de chapitre ou en fin d'ouvrage. Pour votre rapport, la place qui convient est en bas de page et en caractères plus petits, par exemple en police 10. Voir dans le programme « Word » la fonction « Insertion », puis « Notes en bas de page ».
